رضا خاکپور طالقانی*

شرکتها از کوچک سازی اهدافی را دنبال می کنند که عبارتند از: کاهش هزینه ها، ارتقای کارائی،  حفظ سطح قابل قبول سودآوری برای سهامداران، استفاده بهینه از امکانات و جلوگیری از هدر رفتن منابع باارزش. 

در تعریفی کوچک سازی به مفهوم تصمیم آگاهانه و سنجیده برای کاهش نیروهای کاری تلقی میشود که در آن عملکرد سازمانی را توسعه می دهند. برکناری موقت کارکنان بخشی از یک برنامه بزرگتر در جهت توسعه فعالیت های سازمان به بالاترین حد می باشد.

اکنون کوچک سازی سازمانی به دلایلی همچون استفاده بهتر از کارکنان، واگذاری امور به خارج از سازمان، تعطیلی کارخانجات، ادغامها، خود کار کردن و استفاده از فناوری جدید صورت می گیرد.

با کوچک سازی سازمان افراد تحت تاثیر قرار می گیرند. اگر سن کارکنان از 40 بگذرد استخدام مجدد آنها مشکل خواهد بود. اخراج نه تنها به مفهوم از دست دادن فرصت ارتقا در مسیر شغلی است بلکه افراد از لحاظ ثبات اقتصادی و عزت نفس نیز دچار تزلزل می شوند. آنان چنین احساس می کنند که در سازمان قربانی شده اند.

تصمیم سازمان برای کوچک سازی:

سازمانها به طور سنتی به منظور کاهش هزینه ها، ارتقای کارائی و حفظ سطح قابل قبول سودآوری برای سهامداران خود اقدام به کوچک سازی میکنند. به این ترتیب که کوچک سازی با کاهش هزینه­های عملیاتی از طریق حذف نیروی انسانی به دنبال نشان دادن سود بالاتر برای شرکت است

سازمانها تنها به علت فشارهای بازار محکوم به کوچک سازی نیستند. نتایج بررسی ها نشان می دهد که از اهمیت شرایط عمومی اقتصاد به منزله منطق کوچک سازی کاسته شده است. اکنون کوچک سازمانی به دلایلی همچون استفاده بهتر از کارکنان، واگذاری امور به خارج از سازمان، تعطیلی کارخانجات، ادغامها، خود کار کردن و استفاده از فناوری جدید صورت می گیرد.

عمومااهداف سازمانها  برای کوچک سازی به صورت زیر دسته بندی میشود:

1.         تصمیمات عمدی و آگاهانه

2.         کاهش نیروی انسانی که اغلب به طور نامناسب در سطوح مدیریت صورت می گیرد

3.         به سبب اهداف اثربخشی و کارائی

4.         تغییرات در فرایند کار

مشکلات سازمان بعد از کوچک سازی:

سازمانها اثرات منفی کوچک سازی را دیده­اند. تخریب روحیه افراد منجر به کاهش بهره وری و سودآوری سازمان می­شود. مدیران از تضعیف روحیه کارکنان در اغلب کوچک سازی ها شکایت دارند. روحیه پائین موجب نگرانی و از کار انداختن سیستم عصبی فرد در سازمان می شود که نتیجه آن کاهش مداوم بهره وری است. وقتی کارمندی شغل خود را از دست داد اضطراب و سردر گمی وجود او را فرا  می گیرد. تعدادی از این افراد به سمت دوران گذر پیش بینی نشده کشیده می شوند که مشخصه آن ابهام و ناتوانی در حرکت به سمت جلو است

تامبونان نشان داده است که 10% کاهش در نیروی انسانی تنها منجر به کاهش 5/1% هزینه­ها می شود. همچنین برمبنای این تحقیق، صداقت کارمند و توانمندی وی بعد از کوچک سازی از هم پاشیده می­شود. این امر موجب می گردد کارکنان باقیمانده بعد از کوچک سازی ابتکار عمل کمتری نسبت به کار داشته باشند. احساس آنها این است که ممکن است که نفر بعدی که اخراج می شود وی باشد. از این رو تفکر کارمند این است که چرا باید تلاش کنم در حالیکه می دانم نفر بعدی که اخراج خواهد شد من هستم.

رفتار کارکنان در حال ترک خدمت و سرگردان این پیام را به افراد باقیمانده می دهد که به این افراد مساعدت لازم شده است.

اثرات بلندمدت کوچک سازی سازمان :

تجربه نشان می دهد به مدت کوتاهی بعد از سازماندهی مجدد و حذف برخی کارکنان، افراد باقی مانده احساس می کنند که این سازمان دیگر محل خوبی برای کار کردن نیست و اگر شغل مناسبی پیدا کنند سازمان را ترک خواهند کرد. با بررسی تجربه تلفیق و ادغام در سازمانهای مختلف  می توان نتیجه گرفت تغییرات گسترده و یکباره در فرهنگ شرکت، مسیر کار را تخریب می کند و در مورد امنیت شغلی نگرانی ایجاد می­کند. این عوامل درنهایت منجر به کاهش حس وفاداری به سازمان می شوند.

بدیهی است کوچک سازی به تنهائی کافی نیست. کوچک سازی مانند بیماری بی اشتهائی می تواند سازمان را بدون منطق لاغرتر کند. بنابراین، کوچک سازی الزاما سازمان را سالمتر نمی کند. لذا در زمینه  ارتباط کوچک سازی با بهره وری و اثربخشی سازمانی باید پژوهشهای بیشتری صورت گیرد. تنها به واسطه اینکه  سازمان کوچک است، الزاما به مفهوم کاراتر بودن  آن و اثربخشی هزینه نیست. در برخی موارد تحقیقات نشان داده است که سلامت مالی سازمان براثر کوچک سازی کاهش می یابد. برعکس، برخی از سازمانها نیز به واسطه کوچک سازی بهره وری و سودآوری را افزایش داده اند.

عده ای از صاحبنظران معتقدند کوچک سازی به دلایل زیر در برخی شرکتها عملکرد مطلوبی ندارد:

1.         سازمانها در اعمال سیاستهای کوچک سازی، مشکلات منابع انسانی  را مدنظر قرار نمی دهند.

2.         سازمانها بیش از اندازه از مشاوران بیرونی  و اشخاص ثالث استفاده می کنند و کمتر به آموزش مجدد افراد توجه دارند.

3.         هنگامی که سازمانی کوچک  می شود بار اضافی به نیروهای صف و ستاد که فرصت اندک و تجربه کمی برای انجام کار دارند منتقل می شود.

4.         هنگامی وضعیت شرکتها سخت تر می شود که شبکه های ارتباطی گذشته قادر به پاسخگوئی نباشد و عملا بین سطوح مختلف سازمان ارتباط مناسبی برقرار نشود.

5.         غالبا کوچک سازی منجر به بهره وری و کیفیت نمی شود، چون هیچ برنامه ای وجود ندارد که بگوید چگونه باید با نیروی کاهش یافته کار انجام گیرد.

6.         کوچک سازی امنیت شغلی را از بین می برد، در چنین شرایطی وفاداری افراد به سازمان کاهش یافته، اغلب برای کسب درآمدهای بیشتر دایما از یک سازمان به سازمان دیگر منتقل می شوند.

دیدگاه هائی که کمک میکند تا فعالیت کوچک سازی در مسیر صحیح قرار گیرد عبارتند از:

1.         توسعه یک برنامه تفصیلی برای آموزش کارکنان مازاد در سازمان: به این ترتیب سازمان دارای نیروهای آموزش دیده ای خواهد بود که سازمان را پویا و روبه پیش نگه می دارد. در غیر اینصورت   باید از مشاوران بیرونی  و سایر افراد خارج از سازمان استفاده کرد که این امر هزینه ها را بالا خواهد برد.

2.         توسعه برنامه های اختیاری که به کارکنان اجازه می دهد به صورت دلخواه با مزایای بالا سازمان را ترک کنند می تواند منجر به خروج کارکنان کلیدی شود و سازمان را از نیروهای زبده تهی می کند.

3.         برنامه ای برای نظارت بر هزینه های سازمان در کوچک سازی باید مورد اجرا گذاشته شود. شرکتها نیازمند استقرار نظامهای نظارتی هزینه هستند که برای ارزیابی برنامه کوچک سازی مناسب است. در صورتیکه هزینه های کوچک سازی به دقت برآورد نشود، سازمان دقیقا نمی تواند مزایای برنامه کوچک سازی را برآورد کند.

نکته دیگر در ارزیابی نیازهای کارکنان است. در این ارزیابی به موارد زیر باید توجه شود:

الف) مدیران باید در برنامه کوچک سازی جامع نگر باشند. آنها باید کارکنان جدا شده از سازمان، کارکنان باقی مانده، تجهیزات برجای مانده  و تشکیلات شغلی را مدنظر قرار دهند. این نگرش به سازمان کمک می کند تا تمامی جوانب را درنظر گیرد.

ب) کاریابی و اخذ مشاوره از کارشناسان خارج از سازمان برای تمامی کارکنانی که در جریان کوچک سازی اخراج شده اند.

ج) مدیران باید به منظور نظارت و اداره کارکنان مازاد و همچنین کارکنانی که از سازمان خارج شده اند، آموزش ببینند. این آموزش باید به مدیرانی داده شود که مسئول برنامه کوچک سازی بوده و برنامه تعدیل نیروی انسانی را اعمال می کنند.

د) خود ارزیابی مدیران بسیار با اهمیت است. کارکنان باید بدانند که در سازمان چه اتفاقی در حال رخ دادن است.

نتیجه:

تمامی پژوهشهای مربوط به کوچک سازی نشان می دهد که سازمان در اجرای پروژه کوچک سازی نباید رویکردی منفعل داشته باشد. کلیه کوشش­های سازمان در راه کوچک سازی باید زمانمند و دقیق بوده و سازمان در تمامی مراحل کوچک سازی باید حضور فعال داشته باشد.

نباید کوچک سازی را تنها به منزله اخرین راه حل انتخاب نمود زیرا زمانی که کارکنان شاهد اخراج گروهی از همکارن خود می شوند یک حس بی اعتمادی و سوءظن در میان آنان ایجاد می شود. اجرای سیاست توقف استخدام، توقف پرداخت حقوق، ایجاد محدودیت در اضافه کاری، قطع پرداختیها، حذف پاداشها، کاهش ساعات کاری هفتگی، مرخصیهای بدون حقوق نشان می دهد که مدیریت می کوشد از اخراج کارکنان جلوگیری کرده و مشاغل را حفظ کند.

*کارشناس مدیریت حرفه ای کسب و کار